Nous vivons actuellement dans une société 2.0 où tout ou presque est sujet à la dématérialisation. Ce n’est plus à prouver. Les prestations bancaires, les devis de professionnels et même les courses peuvent désormais se faire sur les plateformes dédiées.

Ce qui est pratique aussi bien pour les prestataires de service que pour les consommateurs. Cette dématérialisation a pour but de simplifier et d’accélérer tous les processus liés à l’activité professionnelle ou personnelle. Avec cette nouvelle tendance vient l’avènement de plusieurs nouvelles technologies dont la signature électronique. Focus.

Signature électronique : la nouvelle technologie qui fait parler d’elle !

La signature électronique était d’ores et déjà une évidence lors du boom d’internet il y a plusieurs années. C’est la suite logique de la prolifération du numérique et de la digitalisation. Il s’agit d’une prestation de dématérialisation des signatures.

Malgré la démocratisation du tout digital la nécessité d’apposer des signatures sur les documents demeure. Il fallait alors imprimer les fichiers, les signer manuellement et les scanner pour en avoir une sauvegarde numérique. Ce qui est loin d’être pratique et rapide. Une simple image de signature numérisée n’a par ailleurs aucune valeur juridique. Avec la signature électronique, ce problème trouve sa solution.

Pour répondre aux normes juridiques européennes, une procédure de signature électronique doit permettre d’identifier formellement le signataire et garantir l’intégrité du document signé. Un certificat électronique est apposé sur le document, figeant numériquement ces éléments. Toute tentative de modification du document après signature fera sauter ce certificat.

Pour l’enregistrement de votre signature, vous avez des applications ou des plateformes spécialisées qui vous proposent des essais gratuits et une gestion sécurisée de vos données personnelles.

Les avantages d’une signature électronique

La signature électronique présente de nombreux avantages, qu’ils soient économiques ou écologiques, pour les entreprises de toutes tailles.

La signature électronique d’un document au format numérique nécessite au préalable une dématérialisation du document dont elle fera l’objet. Cette transition d’un format papier au format numérique permet de supprimer tous les frais liés à l’impression et à l’acheminement des documents ainsi que des frais liés au matériel, qu’il s’agisse de frais d’achat d’imprimantes, de cartouches ou bien des frais de maintenance. Cette réduction de l’utilisation du papier permet aux entreprises de réduire leur impact écologique et donc de s’inscrire dans un mouvement durable.

Elle permet également de supprimer une bonne partie des coûts liés à l’archivage des documents physiques. En effet, traditionnellement l’archivage des documents papiers nécessite non seulement du temps de mise en œuvre mais également de l’espace de stockage. L’archivage numérique permet de supprimer les coûts liés au stockage des documents et permet également de réduire les risques de pertes, d’oublis et de détérioration des documents archivés. L’archivage numérique est également un gage de sécurité grâce aux procédés de cryptages pouvant être utilisés.

Enfin, d’un point de vue opérationnel, la signature électronique accélère la prise de décision des clients et permet de conclure des affaires plus rapidement que son homologue manuscrite. Elle réduit considérablement les risques de contentieux et permet de formaliser de manière certaine l’engagement des signataires.

La signature électronique d’un document

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La signature électronique d’un document est un processus simple et rapide, accessible à toute personne disposant d’un téléphone, d’une tablette ou bien d’un ordinateur.

Prenons l’exemple d’un prestataire qui souhaite faire signer un devis à un client.

Dans un premier temps, le prestataire va pouvoir inviter son client à signer le devis en suivant ces trois étapes :

  • Renseigner les informations relatives au signataire (Nom, Prénom, Mail, Numéro de téléphone)
  • Importer le document à signer
  • Envoyer l’e-mail d’invitation à signer au signataire

Dans un second temps, le signataire aura la possibilité de signer en suivant ces étapes :

  • Ouvrir le document à signer via le lien reçu par e-mail
  • Parcourir l’intégralité du document pour le signer
  • Procéder à la signature du document en renseignant un code de sécurité reçu par SMS

Une fois ces étapes validées, chaque signataire aura la possibilité de télécharger le document signé qui ne pourra plus faire l’objet de modification. Le caractère inaltérable de ce document relève du certificat électronique apposé après signature, assurant l’intégralité dudit document.

Voici comment, en quelques cliques, signer électroniquement un document pdf.

Simple d’utilisation, rapide, économique et écologique, la signature électronique est devenue ces dernières années l’un des enjeux majeurs du domaine de la contractualisation en BtoB et BtoC.
D’ores et déjà adoptée par bon nombre de banques, d’agences immobilières et d’assurances, et bien d’autres encore, la signature électronique est devenue essentielle dans nombre de processus de contractualisation.